Avez-vous déjà fait des recherches dans le secteur du télésecrétariat médical – dit TS – pour votre cabinet ? Si oui, vous avez probablement rencontré pléthore de résultats sans vraiment vous y retrouver parmi les milliers de solutions se livrant une concurrence rude… Oui, il y a de quoi se décourager. Et si Doctolib vous aidait à y voir plus clair ? Étape par étape, laissez-vous guider afin de trouver le service le plus adapté à vos besoins.

Un télésecrétariat médical, c’est quoi ?

Le principe du télésecrétariat médical consiste, pour un professionnel de santé, à déléguer à une société externe tout ou partie de son service d’accueil téléphonique.

Un pool de secrétaires plus ou moins spécialisé dans le secteur médical gère ainsi à distance a minima vos appels, voire votre agenda, ou la rédaction de certains mails.

Pourquoi faire appel à un télésecrétariat médical ?

Chez Doctolib, nous savons à quel point la gestion de ces tâches est à la fois chronophage et stratégique. Appels, agenda, mails de confirmation et de suivi… autant d’à-côtés non négligeables pour un professionnel de santé !

Confier leur gestion à des professionnels vous permet de libérer du temps pour vous consacrer à votre cœur de métier, c’est-à-dire aux consultations, mais aussi de vous appuyer sur l’expertise de spécialistes qui sauront donner entière satisfaction à vos patients sur ces sujets.

Quelques raisons peuvent plus particulièrement vous y pousser :

  • vous travaillez seul(e) et êtes dérangé(e) par la sonnerie du téléphone en plein rendez-vous ;
  • vous employez un(e) secrétaire dont le temps est déjà 100 % consacré à la prise de rendez-vous basique, ce qui l’empêche de s’occuper de tâches à plus forte valeur ajoutée comme l’accueil des patients ou la gestion administrative du cabinet ; 
  • vous souhaitez pouvoir prendre des appels pendant votre absence ou celle de vos employés et en dehors des heures d’ouverture du cabinet.

Sur quels critères comparer les offres de télésecrétariat médical ?

Une fois le besoin identifié, la recherche d’un partenaire approprié peut s’avérer épineuse tant l’offre est abondante.

Notre tout premier conseil ? Demandez des recommandations à d’autres praticiens. En effet, les avis des professionnels de santé constituent un filtre généralement assez fiable bien que ce ne soit pas un absolu, les critères de satisfaction restant assez personnels. Resituez donc toujours le contexte avec vos interlocuteurs, que ce soient des proches ou des internautes via des communautés de médecins en ligne par exemple.

Quand vous aurez identifié quelques noms bien notés par vos confrères, soyez attentifs aux points suivants :

  • créneaux horaires disponibles pour la permanence téléphonique ; 
  • délai moyen de prise en charge des appels ;
  • adaptabilité à la fois vis-à-vis de la demande du patient (clairvoyance face à l’urgence, priorisation en ligne avec vos critères) et face à des imprévus de votre côté (annulations) ; 
  • mode de fonctionnement : secrétaire dédié(e) et spécifiquement formé(e), standard favorisant le temps de décroché, télésecrétariat dédié à une spécialité médicale ; 
  • niveau et politique de tarification, à l’appel ou au forfait.

Vous pouvez au préalable identifier le volume d’appels mensuel de votre cabinet, cela vous aidera à déterminer les services les plus pertinents pour vous.

Sachez enfin que vous n’êtes pas obligé(e) de déléguer 100% de vos appels au prestataire qui aura retenu votre attention. 

Il est possible de procéder à un filtrage personnalisé afin de :

  • transférer uniquement les demandes urgentes par exemple ;  
  • proposer le cas échéant de laisser un message vocal pour ne pas interrompre la consultation en cours, rappeler la possibilité de prendre rendez-vous en ligne sur votre site internet ou sur Doctolib, rappeler les consignes d’urgence lorsque le cabinet est fermé etc.

Selon le paramétrage choisi, vous pouvez réduire considérablement vos frais de télésecrétariat.

Utiliser l’agenda en ligne Doctolib avec un télésecrétariat ? C’est possible… et efficace !

Simple, performant et plébiscité par les praticiens, le logiciel Doctolib est un précieux assistant qui permet de gagner du temps et d’améliorer le quotidien des médecins. Un outil complémentaire du télésecrétariat. Mode d’emploi pour une utilisation commune.

Quelque 800 télésecrétariats répondent chaque jour en France aux appels des patients. 50 000 praticiens font appel à un télésecrétariat pour gérer leur prise de rendez-vous. 

Une solution qui s’accorde parfaitement avec l’utilisation de l’agenda en ligne Doctolib. Simple, rapide et ergonomique, celui-ci est déjà utilisé quotidiennement par 700 télésecrétariats et 4 000 télésecrétaires. Chaque mois, entre 2,3 et 2,8 millions de rendez-vous sont ainsi pris par leurs soins pour le compte de près de 22 000 praticiens. 

40% des utilisateurs de télésecrétariat sont clients Doctolib

Un impact immédiat pour les télésecrétaires qui n’ont plus besoin de passer de longues minutes au téléphone pour relancer un patient la veille du rendez-vous. Avec Doctolib, 100 % de vos patients reçoivent quelques jours avant la consultation un message d’alerte par email et par SMS. En cas d’empêchement, ils peuvent annuler en un clic leur rendez-vous. Les télésecrétaires en sont immédiatement informés, et le créneau libéré est automatiquement remis en ligne.

Rien de plus facile que de se former à ce nouvel outil, proposé avec une assistance personnalisée.

Bienvenue dans le télésecrétariat médical 2.0

Une coopération expérimentée et validée par Isabelle C-F., co-fondatrice de GESCALL, partenaire exclusif depuis 2015 : “Doctolib a accompagné GESCALL dans les formations pour nos secrétaires et a toujours été présent pour nos praticiens au quotidien. Ce partenariat nous a permis d’entrer dans le télésecrétariat médical 2.0.”

La bascule vers Doctolib est facilitée pour les praticiens. “Une équipe dédiée s’occupe de leur formation mais également de l’import sécurisé des rendez-vous et des contacts.” souligne Charles B., PDG & co-fondateur de Medicall et du Groupe Unicall. “Pas de stress inutile pour le praticien qui accède sereinement à l’outil.”

Finie la salle d’attente bondée

Un poseur de lapin désorganise une journée déjà bien chargée ? Les télésecrétaires, comme les praticiens, peuvent le signaler à Doctolib qui lui envoie un email pour le sensibiliser. Un “récidiviste” ne s’est pas présenté trois fois d’affilée sans prévenir ? La prise de rendez-vous en ligne est automatiquement bloquée. Résultat, grâce à nos outils, les consultations non honorées sont divisées par trois ! 

Fini le cabinet bondé et les patients agacés qui trépignent… En cas de retard, l’outil Doctolib les prévient du retard par SMS afin de leur éviter une trop longue attente. Une solution qui “permet à nos clients médecins de maintenir un lien fort avec leurs patients en profitant d’un service de téléconsultation simple et efficace », observe Frank P., président de Medifil. Il rappelle que “l’outil est en parfaite conformité avec l’hébergement légal des données de santé et le RGPD”.

L’agenda en ligne Doctolib, ultra complémentaire d’un service de télésecrétariat, vous aide à optimiser encore davantage la gestion de votre cabinet médical.

 

L’équipe Doctolib.