L’impact de Doctolib dans un cabinet dentaire

Moins de rendez-vous non honorés et une gestion simplifiée du cabinet

Date d'installation
janvier 2017
Ville
Dreux
Spécialité
Chirurgie Dentaire

Les problématiques initiales du cabinet

Le docteur Marion P. est chirurgien-dentiste et exerce dans un cabinet de 9 praticiens dans l'Eure-et-Loir.

Avant l’installation de Doctolib, les 5 assistantes dentaires du cabinet contactaient chacun des patients pour leur rappeler leur rendez-vous. Un travail fastidieux et chronophage, qui se faisait au détriment d’autres tâches, notamment d’accompagnement du patient sur son plan de traitement ou ses démarches de financement des soins. Malgré ce rappel, beaucoup de patients ne se présentaient pas à leur rendez-vous.

Très sollicités, surchargés de travail, les chirurgiens-dentistes comme les assistantes du cabinet ressentaient une grande fatigue psychique, et leur qualité de vie au travail était dégradée.

L’équipe souhaitait mettre en place un système de rappel de rendez-vous aux patients et espérait un agenda plus facile d’utilisation que ceux proposés par les logiciels-métiers traditionnels.

Les chiffres clés

2.8%

des patients n'honorent pas leur rendez-vous soit seulement 1 patient sur 40

66%

des rendez-vous pris en ligne le sont par la patientèle existante du cabinet

39%

des nouveaux patients qui ont pris rendez-vous en ligne reviennent en plan de traitement

Déploiement de Doctolib au cabinet

Doctolib a été déployé au cabinet en juillet 2017.

Doctolib est l’outil utilisé pour la gestion des rendez-vous. Les assistantes dentaires s’occupent de l’agenda des chirurgiens-dentistes du cabinet ; leur planning y est inscrit et est accessible à l’ensemble de l’équipe. Un code couleur spécifique indique les types de consultations réservés par les patients.

Le docteur Marion P. propose 20% de son planning hebdomadaire en ligne. Ces plages sont ouvertes pour les nouveaux patients, les contrôles et les détartrages. Les urgences sont également réservables en ligne mais à brève échéance.

Doctolib est utilisé par les nouveaux patients et les patients habituels. 37% des rendez-vous sont pris en ligne par les patients (pour les motifs disponibles en ligne).

Impacts de Doctolib

Impact n° 1

Moins de rendez-vous non honorés et des journées optimisées

La fonction rappel de rendez-vous a permis de faire diminuer de façon importante l’absentéisme des patients : seules 2,8% des consultations du docteur Marion P. ne sont pas honorées. L’effet est palpable quantitativement et qualitativement : les rares “no-show” concernent désormais essentiellement des rendez-vous courts. Les assistantes peuvent aussi bloquer des patients qui ne se présentent pas malgré les rappels.

Dr Marion P.
“Grâce aux rappels de rendez-vous, les patients nous préviennent quand ils ne peuvent pas venir. Et ils le font suffisamment tôt pour que nous puissions compenser en proposant leur créneau à un autre.”

‍Le planning quotidien est optimisé et équilibré. Les créneaux dédiés aux détartrages, contrôles, urgences, douleurs et nouveaux patients sont réservables en ligne tandis que les plages de production ne le sont pas. Chaque motif est identifiable à l’aide d’un code couleur, ce qui facilite le travail des assistantes et la répartition des rendez-vous selon les besoins du cabinet.

39% des nouveaux patients reviennent en traitement. Le cabinet, très sollicité, essaie de réguler le flux de nouveaux patients. Les créneaux “détartrage” sont restreints et proposés à des horaires différents chaque jour.

Dr Marion P.
“ Doctolib nous aide à maximiser le remplissage du cabinet : le créneau du mardi soir 18h30 est rempli quatre mois à l’avance par exemple ! Le paramétrage de l’agenda permet aussi de réserver certaines plages au suivi des patients existants, ce qui est essentiel pour pérenniser notre activité.”
Impact n° 2

Moins de temps de secrétariat, plus de confort

Le nombre d’appels au cabinet a diminué. Les patients, nouveaux et anciens, sont incités à prendre leurs rendez-vous en ligne quand ils appellent le cabinet. Une communication bien entendue : les rendez-vous en ligne sont majoritairement pris par la patientèle existante (66%).

Les rappels de rendez-vous sont automatiques, les assistantes n’ont donc plus à téléphoner à chacun des patients. Cela représente en moyenne 300 appels évités chaque mois.

La facilité d’utilisation de l’agenda en ligne apporte un véritable confort d’exercice aux praticiens et assistantes. Ils ne perdent plus de temps à ajouter un rendez-vous ou un commentaire dans le planning, comme c’était le cas avec les logiciels-métiers.

Dr Marion P.
“La rentabilité de Doctolib est bien là : c’est un outil qui nous permet de gagner en confort d’exercice. L’agenda est fluide et intuitif, il suffit d’un clic pour ajouter un rendez-vous, quand il en fallait quatre ou cinq avec nos logiciels métier traditionnels.”
Impact n° 3

Une patientèle fidélisée grâce à un accompagnement personnalisé

La fonction rappel de rendez-vous a déchargé les assistantes dentaires de ce travail auquel elles consacraient beaucoup de temps. Elles ont pu réallouer ce temps à des missions d’accompagnement des patients dans leurs démarches financières, leur plan de traitement, etc… Le cabinet proposait déjà un tel service, mais regrettait de ne pouvoir y passer plus de temps. Désormais, le patient présent physiquement est prioritaire, les assistantes étant moins dérangées par le téléphone.

Cette évolution de leur métier plaît aux assistantes, qui passent à présent plus de temps sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Dr Marion P.
“Moins d'appels, moins de tâches de secrétariat, cela veut dire plus de temps à consacrer aux patients en face à face. C'est plus intéressant à la fois pour nos assistantes et pour nos patients, qui apprécient ce service personnalisé. Un patient content, c'est un patient qui reviendra. Avec Doctolib, nous souhaitions pouvoir proposer quelque chose en plus à nos patients, et non pas recruter davantage de nouveaux patients.”

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