Voilà quelques semaines que votre fauteuil a enfin retrouvé ses occupants. Votre cabinet dentaire ressemble à une vaste chambre stérile. La salle d’attente s’est transformée en sas de décontamination. Vos collègues, vos patients et vous-mêmes avez pris des allures de cosmonautes, bardés des pieds à la tête de protections. 

Cette étonnante configuration, ces protocoles “post-déconfinement”, risquent d’être ceux de votre quotidien pour encore plusieurs semaines. Après le défi de la fermeture, c’est désormais celui de la reprise. Un challenge multiple, mêlant besoin de sécurité et relance de votre activité, mais que vous saurez, avec la bonne méthode et les bons outils, relever.  

Fort de son expérience dans le secteur de la santé, Doctolib a adapté ses solutions au contexte actuel pour vous aider à repartir dans les meilleures conditions. Les équipes de Doctolib ont échangé avec des chirurgiens-dentistes, ont entendu leurs préoccupations et se sont inspirées de leurs idées afin de vous proposer les pistes les plus efficaces. Pour vous et pour vos patients.

Voici les cinq actions pour réussir la reprise :

1 - Impliquez vos patients

Professionnel de santé responsable, votre souci premier et incessant, c’est la sécurité. La vôtre, celle de vos collaborateurs et surtout, celle de vos patients. L’hygiène a toujours été au coeur de vos préoccupations, épidémie ou pas. A la veille de la réouverture du cabinet, ces impératifs sont montés d’un cran. 

Pour maintenir la protection de tous, vos patients ont un rôle à jouer.

A l’ensemble de votre patientèle. Rassurez-la : faites  savoir à tous vos patients, que vous avez tout mis en oeuvre pour qu’ils puissent revenir consulter et en toute sécurité. Détaillez-leur les mesures que vous avez prises. 

Rappelez-leur aussi combien les soins dentaires sont essentiels à leur état de santé général. Incitez-les à poursuivre leurs bonnes habitudes bucco-dentaires et à ne pas mettre un terme à leur suivi.

A ceux qui viennent vous consulter. Donnez des consignes précises à respecter avant tout rendez-vous. Port du masque obligatoire, attente à l’extérieur du cabinet, circuit spécial à suivre : en listant les gestes et comportements à tenir, vous gagnez leur confiance et gagnez du temps.

Doctolib vous permet de transmettre à vos patients de façon claire et automatisée les informations et consignes que vous souhaitez par email, avant et après le rendez-vous. Vous choisissez ce que vous souhaitez leur faire parvenir, vous personnalisez les messages. 

Bon à savoir : soyez synthétique. Plus vous donnez de consignes, moins elles sont lues. Gardez en tête l’essentiel et soyez pertinent dans la formulation de vos messages.

“Avant chaque rendez-vous, le patient reçoit par mail les consignes à respecter : arriver avec un masque, attendre à l’extérieur jusqu’à ce que le cabinet et l’équipe soient prêts à l’accueillir, venir sans accompagnant, éviter les sacs et manteaux, qui seront placés dans une boîte décontaminée entre chaque patient.” – Dr Patrick Addi, Bourg-la-Reine (92) 

2 - Facilitez le travail de votre assistant(e) dentaire

Chacune de vos minutes est encore plus précieuse, déchargez-vous et déchargez votre assistant(e) dentaire des contraintes administratives. En cette période, c’est à l’assistant(e) dentaire que revient la tâche primordiale de l’hygiène et de l’asepsie du cabinet. Une mission encore plus essentielle aujourd’hui qu’hier. Pour y faire face, aidez-la à ne pas être parasitée par d’autres tâches : secrétariat, rappel des patients, gestion des rendez-vous…  

Allégez la pression sur votre assistant(e) dentaire. Doctolib se charge de communiquer aux patients toutes les informations pratiques nécessaires mises à jour grâce à votre fiche-profil. Les rappels de rendez-vous, les consignes, les données pratiques sont transmises automatiquement avant la consultation. Un patient sur 2 utilise déjà Doctolib, 13.000 chirurgiens-dentistes l’ont adopté. Le gain de temps est immédiat : les tâches administratives sont réduites de 40%. Vous gagnez en confort, en libérant votre esprit de ces contraintes, et en étant moins dérangé par la sonnerie du téléphone.

3 - Reprenez votre agenda en main

Privée de vos bons soins pendant les deux mois de confinement, votre patientèle est en demande pressante. Sur la semaine du 11 mai, il y a 250 000 consultations prévues avec un chirurgien-dentiste utilisateur de Doctolib.

Prenez la main sur votre agenda ! Que vous soyez face à une feuille blanche ou que vous ayiez deux mois de rendez-vous à replacer, votre salut se trouve dans une organisation millimétrée. Vous avez une opportunité peut-être unique : celle de ne pas subir votre emploi du temps. 

Décidez de la façon dont vous allez organiser vos journées. Gardez en tête les bonnes pratiques énumérées par l’UFSBD : 

1 – priorisez vos patients : les urgences accumulées pendant le confinement, les traitements en cours, les rendez-vous de fin de traitements prothétiques

2 – dédiez 2 ou 3 plages horaires aux urgences

3 – reportez, dans un délai raisonnable, les contrôles et, éventuellement, les détartrages de maintenance

4 – prévoyez des créneaux horaires larges, nécessaires au respect des protocoles d’asepsie et de bio-nettoyage entre deux patients

5 – dans les cabinets de groupe, donnez des rendez-vous avec des horaires décalés entre les praticiens.

(plus d’informations sur le site de l’UFSBD, https://www.ufsbd.fr/espace-pro/repriseactivitecd/)

L’agenda de Doctolib vous offre la possibilité de gérer de façon agile et souple votre emploi du temps, selon vos besoins et ceux de vos patients. Simple d’utilisation et ergonomique, le logiciel vous permet de faire une allocation sur-mesure de votre temps : plages réservées aux urgences, plans de traitement en cours, motifs de consultation que vous souhaitez privilégier… 

“Avant de repositionner les rendez-vous annulés, il est important de reprendre les dossiers des patients. Voir quels sont les traitements à terminer, vérifier qu’on a bien les bons documents, la bonne radio… L’avantage de la situation, s’il y en a un, c’est que pendant les 2 ou 3 prochaines semaines, nous allons pouvoir organiser notre planning comme on le veut” – Dr Patrick Addi, Bourg-la-Reine (92)  

4 - Préférez des séances longues

Regroupez les actes. Organisez pour un même patient un rendez-vous d’1h30 à 2 heures plutôt que 3 sessions de 45 minutes. Votre organisation en mode post-confinement vous oblige à une réduction drastique du nombre de patients reçus chaque jour. Optimisez donc le temps passé avec chacun d’entre eux. Parmi les chirurgiens-dentistes utilisateurs de Doctolib, on constate 37% de rendez-vous en moins par rapport à la période avant confinement (semaine du 11 mai vs semaine du 9 mars).

Le regroupement sur des séances longues présente plusieurs avantages : 

  • vous réduisez le nombre de protocoles de nettoyage entre deux patients
  • le patient évite les allers-retours, qui sont autant de risques de contamination
  • vos journées sont remplies, même avec peu de patients
  • vous pouvez répondre à plus de demandes de patients

“Cette prise en charge globale du patient demande un important travail en amont. Utilisez le temps pendant lequel le matériel est désinfecté et stérilisé – deux heures au total par jour – pour mettre en place ce système, analyser et organiser le séquençage des plans de traitement” – Dr Patrick Addi, Bourg-la-Reine (92)

Assurez-vous en parallèle de la présence effective de vos patients. Avec aussi peu de rendez-vous quotidiens, vous ne pouvez pas vous permettre de “no-show”. L’envoi d’un SMS de rappel fait chuter le nombre de rendez-vous non honorés : 80% des chirurgiens-dentistes qui utilisent cette fonction de l’agenda Doctolib estiment qu’elle fait diminuer l’absentéisme.

5 - Télé-consultez

Proposez à vos patients des consultations à distance. La téléconsultation a démontré tout son intérêt lors du confinement. Pas moins de 2,5 millions de rendez-vous auprès de professionnels de santé ont été pris par ce canal durant la période. Le mouvement devrait se poursuivre : les Français ont adopté ce mode de consultation, plus que les praticiens. Pour vous aussi, cette technologie est utile, à double titre : 

Temps. Des échanges constructifs peuvent être menés à distance en amont d’un rendez-vous avec le patient, sans qu’il ait besoin de se déplacer jusqu’à votre cabinet. Vous pouvez par exemple l’utiliser pour établir un diagnostic, assurer un suivi à visée préventive ou post-thérapeutique, préparer une décision thérapeutique, prescrire des produits ou actes, effectuer une surveillance de l’état d’un patient…. 

Protection. La téléconsultation évite au patient les déplacements inutiles. Il ne se déplace au cabinet que pour les consultations où un acte va être réalisé. Cela minimise les contraintes d’hygiène et de stérilisation. Le coût de la sécurité pèse sur le budget de votre cabinet : entre les charlottes, les surchaussures, les surblouses, les masques, prévoyez un budget de 25 euros par patient pour les équipements de protection, selon les estimations du président de la Fédération des syndicats dentaires libéraux, Patrick Solera. 

Pratique incontournable, la téléconsultation est mise à disposition gratuitement par Doctolib jusqu’à la fin du mois de juin. Intégrée à l’agenda, la solution offre également un espace de partage de documents sécurisé.

“La téléconsultation s’avère particulièrement utile pour présenter au patient son plan de traitement, lui expliquer et lui détailler les actes à venir. C’est un véritable pré-rendez-vous. A titre personnel, je téléconsulte le soir, après mes rendez-vous et cabinet, et dans la journée, pendant le temps de nettoyage du cabinet. Ce temps-là est très utile” – Dr Patrick Addi, Bourg-la-Reine (92) 

 

Merci au docteur Patrick Addi, chirurgien-dentiste à Bourg-la-Reine, pour ses précieux conseils et ses retours d’expérience. Doctolib s’est associé à lui afin d’élaborer un guide de recommandations. Retrouvez en vidéo et en détail le témoignage du docteur Patrick Addi et les solutions offertes par Doctolib pour une reprise réussie en revisionnant le webinar dédié.

L’équipe Doctolib