Des chaises alignées face à un mur triste. Un exemplaire de Paris-Match défraîchi relatant les vacances de stars oubliées. Des bribes de conversation entre le praticien et l’un de ses patients. Cette description réveille une impression de déjà vu ? C’est normal : le cliché de la salle d’attente d’un cabinet médical a la peau dure. Nous avons dressé pour vous une liste de conseils pratiques afin d’éviter ces écueils et de transformer facilement votre salle d’attente en un lieu (enfin) agréable.

Médecins, pourquoi aménager votre salle d’attente ?

À l’heure du boom de la téléconsultation, le rendez-vous en présentiel reste incontournable pour toutes les professions de santé et la continuité des soins demeure vitale. Malgré les restrictions de déplacement – du couvre-feu au confinement – tous les cabinets médicaux sont désormais ouverts, des généralistes aux spécialistes, chirurgiens-dentistes, masseurs-kinésithérapeutes, pédicures-podologues… 

La salle d’attente, physique comme virtuelle, reste le premier point de contact entre un patient et son médecin, elle définit la première impression puis permet de patienter de manière plus ou moins longue et heureuse ! On estime ce temps d’attente à 18 minutes en moyenne

Derrière votre salle d’attente, en apparence banale, se cache donc un enjeu de taille : réduire impatience et anxiété du patient à l’aide d’un cadre réconfortant et d’occupations pour l’esprit… idéalement à des fins d’engagement.

Assurez la confidentialité : le secret médical en salle d’attente

Avant toute chose, il est bon de vérifier que cette notion basique et néanmoins primordiale est respectée. Le code de déontologie n’impose pas de normes techniques précises concernant l’isolation phonique mais encourage évidemment à créer les conditions pour respecter le secret professionnel. Pour isoler au mieux votre salle de consultation de votre salle d’attente, pensez aux aménagements suivants :

  • des portes anti-bruit faites de matériaux classés isolant phonique ; 
  • un sol qui absorbe les bruits : moquette ou sol vinyle plutôt que carrelage ou parquet ; 
  • du mobilier (petits meubles, cadres d’affichage, rideaux) favorisant là encore l’absorption du bruit ;
  • un léger fond sonore au niveau de la salle d’attente.

Optimisez l’espace : vers une salle d’attente moderne

Pour commencer, l’accessibilité est la clé. Assurez-vous que tous types de publics peuvent effectivement se rendre dans votre salle d’attente, y compris les personnes à mobilité réduite ou les familles avec de jeunes enfants en poussette, par exemple.

Pour plus d’hospitalité, il est préférable de créer de petits espaces cosy relativement éloignés les uns des autres en variant les types de sièges… d’autant que les normes sanitaires mises en place dans la lutte contre l’épidémie de covid-19 incitent à plus de distance entre les patients. En créant ainsi plusieurs coins personnels, vous instaurez une atmosphère confortable et intimiste. 

Pensez aussi, vous inspirant de la transformation des gares SNCF, aux bouts de canapé, prises à portée de main, réseau mobile ou connexion wifi fonctionnels pouvant être un vrai plus pour les patients connectés qui souhaiteraient travailler ou passer des appels en attendant leur rendez-vous.

Créez une ambiance sereine : décoration et design au service de votre salle d’attente

Côté décoration, visez le bon équilibre entre convivialité et neutralité. Pour une salle d’attente chaleureuse :

  • soignez la luminosité, à travers des sources de lumière naturelle mais aussi un éclairage adapté ni trop agressif ni trop tamisé ;
  • privilégiez des tons plutôt chauds et clairs ; 
  • équipez les chaises de coussins ; 
  • choisissez quelques plantes vertes ; 
  • renouvelez l’air, voire instaurez une légère ambiance olfactive ;
  • proposez une fontaine à eau permettant de s’hydrater.

Enfin insufflez, pourquoi pas, une touche de créativité personnelle dont vous seul(e) avez le secret ? Du confort donc, mais pas trop : il ne faudrait pas envoyer le signal que l’attente va être longue… Quant à l’éventuelle touche personnelle, aux caractéristiques du mobilier et des éléments de design, comme pour tout bon home staging, tâchez de les rendre les moins clivants possible afin de n’exclure aucune catégorie de patients. 

Proposez de l’information médicale multi-support 

Si vous achetez des magazines papier, ce qui est de moins en moins recommandé pour éviter les transmissions virales, choisissez des revues intemporelles traitant de sujets de fond.

Mettez à disposition de la documentation médicale. Les patients sont friands d’informations de ce type, notamment concernant les soins qu’ils vont recevoir dans votre cabinet : ils seront plus détendus et rassurés pour la suite de leur parcours de soin. De plus, en leur fournissant vous-même de l’information médicale, vous vous assurez de la qualité de ce qu’ils consultent. 

C’est également un bon moment pour faire de la prévention via quelques brochures ou de la diffusion numérique d’actualités santé grâce à des programmes de télévision spécifiques conçus pour les salles d’attente de cabinets médicaux.

Respectez les mesures sanitaires pour une salle d’attente covid-free

À l’heure de l’épidémie de covid-19, il sera également nécessaire d’équiper votre salle d’attente d’affichages au sujet des gestes barrières, de mouchoirs à usage unique, d’une solution hydroalcoolique et d’une poubelle fermée. Consultez le détail des consignes officielles.

La salle d’attente devra par ailleurs régulièrement être désinfectée et aérée, de préférence plusieurs fois dans la journée. Enfin, portez une attention particulière à l’organisation des rendez-vous afin que cette dernière ne soit pas encombrée. 

Dans cette perspective, les outils de prise de rendez-vous, planification et rappels Doctolib sont des partenaires de choix dans la gestion des flux et l’annonce des mesures sanitaires en cours.

Salle d’attente virtuelle ou physique : donnez aux patients une estimation de leur temps d’attente

De tous temps, l’incertitude ajoute au stress : attendre sans savoir pour combien de minutes rend la perception du moment plus longue, c’est statistiquement prouvé. Dans un contexte pandémique, ce point devient essentiel. 

Si vous en avez la possibilité, donnez à vos patients une estimation de leur temps d’attente, que ce soit en minutes ou en nombre de patients avant eux. 

Si vous êtes en retard, vous pouvez prévenir vos patients par SMS, afin qu’ils adaptent leur horaire d’arrivée, un geste d’expérience fortement apprécié dans l’ensemble de notre communauté. Doctolib vous assiste dans la mise en place de ces notifications : depuis votre ordinateur, envoyez plusieurs SMS en quelques clics.

Sachez que cette option est également disponible dans la gestion de votre salle d’attente virtuelle ! Lors d’une téléconsultation, le patient est tenu de se connecter 10 minutes avant le début du rendez-vous. Une fois qu’il se trouve dans la salle d’attente, vous recevrez un message sur votre écran d’agenda Doctolib, vous avez alors la possibilité de prévenir d’un retard dont vous choisissez le délai. Retrouvez si besoin nos recommandations complètes à ce sujet.

L’agenda Doctolib vous aide à simplifier la gestion de votre salle d’attente, physique ou virtuelle. Informations transmises avant la consultation, suivi en temps réel, alertes par sms… 

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